Menu, allergieën en tafelschikking voor een bruiloft in het buitenland

Kort antwoord

Vraag naar menukeuze en allergieën in dezelfde RSVP als ja of nee, per gast en niet per huishouden. Zet de antwoorden in één lijst voor de keuken, in een taal waarin de keuken werkt, met de naam en de tafel van elke gast. In de EU moet een cateraar kunnen vertellen welke van de 14 allergenen uit de Europese verordening over voedselinformatie een gerecht bevat, ook als het eten niet voorverpakt is. Buiten de EU gelden de regels van het land zelf, dus vraag het de locatie schriftelijk. Maak de tafelschikking pas als jullie weten wie er komt, en vraag de locatie eerst om een plattegrond met afmetingen en een lijst van de tafels die ze echt hebben.

Thuis kunnen jullie het restaurant bellen, er op een middag langsgaan en aanwijzen wat je bedoelt. In het buitenland hebben jullie vaak een keuken die een andere taal spreekt, een locatie die jullie alleen van foto's kennen en gasten uit meerdere families, soms uit meerdere landen. Of het diner slaagt, hangt zelden af van het eten. Het hangt af van de vraag of de juiste informatie op tijd bij de juiste persoon komt. Deze gids loopt de volgorde door: wat jullie de gasten vragen, wat de keuken nodig heeft, waar de locatie antwoord op moet kunnen geven en hoe jullie de tafelschikking op afstand maken.

Vraag menukeuze en allergieën in de RSVP, niet achteraf

Elke vraag die jullie na de RSVP in een losse mail stellen, is een vraag die een deel van de gasten nooit beantwoordt. Zet daarom alles in hetzelfde antwoord:

• Komen jullie? Ja of nee, en wie van het gezelschap, met naam. Kinderen met hun leeftijd, als de keuken kinderporties maakt.
• Menukeuze, als jullie een keuze aanbieden. Vraag de locatie eerst wat de keuken op dezelfde avond in twee of drie varianten kan koken, zodat jullie gasten niets beloven wat niet kan.
• Allergieën en dieetwensen per persoon, als vrije tekst. Vraag gasten op te schrijven wat ze niet verdragen, niet alleen een etiket: "noten, ook sporen" zegt de keuken meer dan "notenallergie".
• Allergie of voorkeur. Laat gasten onderscheid maken tussen wat hen ziek maakt en wat ze liever niet eten. De keuken gaat er verschillend mee om, en dat moet ook kunnen.

In onze planningstool Onze bruiloft schrijven jullie het menu gang voor gang en voegen jullie alternatieven toe, en elke gast kiest in zijn antwoord op jullie trouwwebsite. Keuzes en allergieën worden voor jullie opgeteld, en jullie krijgen een keukenlijst om te kopiëren of te printen.

Zo krijgt de keuken een lijst die ze kan lezen, in haar eigen taal

Een keuken die tien doorgestuurde mails en een screenshot krijgt, maakt fouten. Geef haar één lijst:

• Aantallen per gerecht, voor elke gang.
• Elke allergie en dieetwens met naam en tafel, het liefst met stoelnummer als er aan tafel wordt geserveerd. Zo weet de bediening welk bord naar wie gaat.
• De taal van de keuken. Vraag de locatie in welke taal de keuken werkt. Schrijf de allergieën in die taal, of in het Engels met het lokale woord ernaast. Vermijd afkortingen en eigen codes.
• Eén ontvanger. Stuur de lijst naar één contactpersoon en vraag om een schriftelijke bevestiging dat de keuken hem heeft.
• Eén persoon ter plekke. Vraag wie de lijst op de trouwavond heeft en bij wie gasten terechtkunnen met een vraag over het eten.

Heeft een gast een ernstige allergie, dan is het verstandig dat die gast zelf voor het diner met de keuken of de coördinator praat. Jullie zijn de gastgevers, niet de tussenpersoon voor alles.